時間を効率的に使う方法【TED-Ed】英語で学ぶ

2021.03.05
英語
TED-Ed, 英語

『試験勉強で英語・数学・理科・社会、全部勉強しないといけない、けど時間がない・・・。』
『会議に資料作り、取引先との打ち合わせ・・・タスクがいっぱいで上手くスケジュール管理ができない・・・。』

仕事や学校で、スケジュール管理に苦労する、そんなことありませんか？
働き方改革が叫ばれている現在、いかに効率的にタスクを終わらせるかが重要視されるようになってきています。

今回ご紹介するTED-EdのYoutube動画は、『どのようにすれば時間を効率的に使うことができるのか？』について、コンピュータ処理の観点から説明した内容になってます。

TED-Edの動画はこちら↓

1. コンピューターでのタスク管理法
- 1.1. やるべきこと全てに優先順位をつけない
- 1.2. 雑務はまとめて処理する
  - 1.2.1. 応答性と生産性のジレンマ
2. まとめ
3. 動画に出てくる英単語

コンピューターでのタスク管理法

コンピューターには『スケジューラー』という機能があります。
どのタスクが優先度が高いのか、それを判断してタスクをこなすべき順番を判断しています。
しかし、そのスケジューラーには致命的な欠点があります。
全てのタスクにひとつづつ優先度をつけていくと、タスクの数が多い場合はそれだけで膨大な時間がとられ、そのタスクを処理する以上の時間がかかってしまうのです。そうなるともはや本末転倒です。

これはコンピューターの話だけではなく、私たちの時間管理法にも当てはまります。
会社だと、自分のやるべき仕事に優先度をつけろとよく言われますよね。
仕事の数少ない場合にはその方法でいいのですが、やるべきことが多くなってくると優先順位を判断するのに時間がとられてしまって、その結果仕事をスタートするのが遅くなってしまいます。

ではコンピューターの場合はこの問題をどのように解決しているのでしょうか？

やるべきこと全てに優先順位をつけない

その方法は、タスクすべてを優先付けするのをやめることです。

すべてを順番に優先付けするのをやめて、いくつかのグループに分類するのです。
そうすることで、タスク処理を行う時間を大幅に削減しています。
たとえば、今週のやるべき仕事(会議の資料作り、先方への電話、メールの返信、取引先へのあいさつ、書類のコピー・・・)を

A：3時間以内に片づける
B：今日中に片づける
C：週末までに終わらせればいい

といった感じで、いくつかのランクに振り分けていきます。
※ランクが多すぎるとだめです！ランクを選ぶのに時間をかけてしまうことになるからです。

そして、それぞれのランク内に2,3個仕事が入っているときは、ランダムにそれらの仕事をこなしていきます。
※ランダムに行うことが重要です。そこでまた優先付けして、どれからやり始めようかと考えてしまうと意味がありません。

優先順位をつけるのに時間をかけるのは、無駄な時間を過ごしているだけです。

雑務はまとめて処理する

そしてもう一つ、より効率的にタスクを処理するためにコンピュータが行っていること、それは
『割り込み一体化(interrupt coalescing)』です。

割り込み一体化とは、何らかの作業中に外部から別の動作が行われたとき（例えば、ウェブブラウザを開いた、文字を入力した、画面をクリックした等)、その都度新しく加えられた処理を行うのではなく、一定時間が経過してから一括で処理することです。
つまり現在処理しているタスクがある場合、ほかのタスクがいちいち割り込みするのを少し待たせておいて、ある程度たまってからまとめて一斉に処理するんです。

応答性と生産性のジレンマ

一般的に、応答性(responsiveness)と生産性(productivity)はトレードオフの関係にあります。
例えば仕事中、メールが来たらその都度返信、上司に頼まれごとをされたら現在の仕事を放置して依頼された案件をやり始める・・・といった人は、レスポンスは早くていいんですが、本来自分がやるべきだった仕事はなかなか終わりません。つまり生産性の点では劣っているのです。

逆に、ひたすら自分の仕事ばかりに集中して、ほかの人から声をかけられてもそっけなく返事をし、電話がなってもなかなか出ない・・・そんな人は、仕事はすぐに終わるかもしれませんが、他人への反応が悪いためにチームとしての仕事は円滑に進まないといったことになってしまいます。

つまり、効率よく自分とチームの他のメンバーとの仕事を進めようと思うと、応答性と生産性のちょうどいいところに妥協点を見つけてあげる必要があるということです。

その解決策として、例えばメールがきたらその都度返信するのではなく1時間おきまとめて返信するとか、雑用は○○時にまとめて片づけるとかして、仕事の中断ポイントを先に設定しまうことが有効です。すなわちコンピュータのタスク管理で行われている割込み一体化を、実際の業務にも取り入れるのです。そうすることで、応答性と生産性のバランスのいいポイントを得ることができます。